Menu

Subventions accordées aux participants inscrits au Congrès libéral – Renseignements pour les ADC

Les ADC peuvent aider financièrement de trois façons différentes les participants inscrits à un congrès national ou provincial. Il se peut qu’un mode de soutien convienne mieux que les autres, selon la situation financière de l’ADC ou du participant inscrit et d’autres facteurs tels que le secteur géographique et le montant des frais de déplacement.

Remarque : La Loi électorale du Canada contient des dispositions particulières sur les frais de congrès et l’ensemble des transactions des ADC visant à aider financièrement les participants à un congrès. Par conséquent, veuillez prendre note des procédures décrites ci-dessous.

OPTION 1 : REMBOURSEMENT DES FRAIS DE VOYAGE

  • L’ADC doit établir les critères du remboursement : Le remboursement sera-t-il accordé à tous les participants inscrits ou seulement à certaines personnes? Remboursera-t-on l’intégralité des frais ou seulement les frais de voyage? Y aura-t-il un plafond de remboursement?
  • Lorsque les critères sont établis, communiquez-les clairement à l’ensemble des participants inscrits en leur demandant de conserver une copie de tous les reçus.
  • Les frais d’inscription ne sont PAS admissibles au remboursement.
  • Le remboursement peut être intégral ou partiel (par exemple, l’ADC peut choisir de rembourser à chaque personne inscrite « un montant maximal de 500 $ »).
  • Cette méthode est un excellent moyen d’aider financièrement les personnes inscrites lorsque leurs frais de voyage ou d’hébergement sont élevés.

Traitement des remboursements

  1. L’ADC doit établir les critères du remboursement : Le remboursement sera-t-il accordé à tous les participants inscrits ou seulement à certaines personnes? Remboursera-t-on l’intégralité des frais ou seulement les frais de voyage? Y aura-t-il un plafond de remboursement?
  2. Lorsque les critères sont établis, communiquez-les clairement à l’ensemble des participants inscrits en leur demandant de conserver un exemplaire de tous les reçus.
  3. Après le congrès, demandez à chaque participant inscrit de présenter ses reçus à l’agent financier de l’ADC, en joignant un formulaire de demande de remboursement des dépenses.
  4. Après avoir vérifié l’admissibilité de tous les reçus, l’agent financier de l’ADC libellera un chèque du montant convenu à l’ordre du participant inscrit.
  5. Dans le rapport financier de fin d’exercice, ces transactions doivent être portées à la catégorie « Voyage et hébergement (2n) ».

OPTION 2 : HONORAIRES LIÉS AUX FRAIS DE VOYAGE

  • Pour couvrir les frais de voyage, d’hébergement ou de repas d’un participant inscrit, l’octroi d’honoraires constitue une solution possible.
  • Le montant des honoraires que l’ADC rembourse au participant inscrit ne doit pas dépasser le montant des dépenses engagées.
  • Les honoraires NE peuvent PAS servir à couvrir les frais d’inscription au congrès.
  • Les honoraires NE doivent PAS dépasser 500 $.
  • Bien que cette méthode puisse paraître plus simple qu’un remboursement, pour le bénéficiaire, les honoraires peuvent avoir des implications fiscales imprévues qui lui compliqueront la tâche.
  • L’avantage des honoraires est qu’ils peuvent être octroyés à l’avance, ce qui peut aider certains participants inscrits pour qui les frais de voyage ou d’hébergement sont trop élevés.

Traitement des honoraires

  1. L’ADC doit établir les critères visant l’octroi d’honoraires : Qui seront les bénéficiaires? À combien s’élèveront les honoraires?
  2. L’agent financier de l’ADC émet un chèque du montant convenu à l’ordre de chaque personne qui perçoit les honoraires.
  3. L’agent financier de l’ADC doit conserver un dossier indiquant le montant de tous les honoraires ainsi que les coordonnées complètes de chaque bénéficiaire, notamment leur adresse.
  4. Dans le rapport financier de fin d’exercice, ces transactions doivent être portées à la catégorie « Voyage et hébergement (2n) ».

OPTION 3 : PAIEMENT DES FRAIS D’INSCRIPTION AU CONGRÈS

  • Les frais d’inscription à un congrès sont considérés comme étant des contributions politiques et, à ce titre, ils sont déductibles d’impôt.
  • Une ADC peut couvrir les frais d’inscription à un congrès en suivant le processus décrit ci-dessous, mais en tant qu’ADC, elle NE PEUT PAS rembourser une personne qui a déjà payé ses frais d’inscription de sa poche. Veuillez noter que si une ADC couvre les frais d’inscription, le participant ne recevra pas de reçu officiel .
  • Processus de paiement des frais d’inscription

    1. L’ADC doit décider quels frais elle couvrira.
    2. 2. Chaque participant bénéficiant du paiement des frais d’inscription doit remplir un formulaire d’inscription papier.
    3. L’agent financier de l’ADC libelle un chèque du montant total des frais couverts à l’ordre de l’Agence libérale fédérale du Canada.
    4. Ce chèque ainsi que tous les formulaires d’inscription papier doivent impérativement parvenir au PLC au plus tard une semaine avant le premier jour du congrès.
    5. Veuillez soumettre tous les chèques et formulaires au :
      Parti libéral du Canada
      À l’attention du Service des finances
      350, rue Albert, bureau 920
      Ottawa (Ontario) K1P 6M8
    6. Dans le rapport financier de l’ADC, cette transaction doit figurer au titre de transfert et non de dépense.

    Si vous avez des questions au sujet des renseignements ci-dessus, n’hésitez pas à communiquer avec nous par courriel à exec@liberal.ca.